從電子辦公到信息化管理

從電子辦公到信息化管理

　一、檔案信息電子化管理
　　1、電子化的認(rèn)識
　　所謂檔案電子化，就是以檔案資料紙質(zhì)或機(jī)讀形式的為主要物質(zhì)對象，用微機(jī)對檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過程。有以下幾個特點：?
　　1.1、電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，它需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀利用；1.2、電子文件可以直接由計算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理和傳遞；?
　　1.3、電子文件的利用是可共享的，也不再受時間和距離的影響；?
　　1.4、電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。
　　2、電子化的現(xiàn)狀
　　2.1、檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。
　　2.2、檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。
　　2.3、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高。
　　2.4、檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計算機(jī)信息處理技術(shù)特點和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。
　　2.5、檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實現(xiàn)檔案電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計算機(jī)操作。
　　3、電子化對檔案工作的影響
　　3.1、傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對象，而應(yīng)用計算機(jī)后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進(jìn)行修改，一經(jīng)形成后，馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案人員、技術(shù)人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。
　　3.2、電子文件一方面由于制作方便，將產(chǎn)生比以往更多的文件，另一方面信息和數(shù)據(jù)可以根據(jù)需要不斷地修改和補(bǔ)充，因此很難劃定固定的保管期限。此外，由于電子文件信息載體的特殊性，其保管方法、要求以及檢索和對外利用等方面也與紙質(zhì)文件有許多不同之處。
　　4、檔案信息電子化的發(fā)展趨勢
　　辦公自動化、無紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運作過程在計算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機(jī)讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對更多的機(jī)讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來自不同的機(jī)讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。不失時機(jī)地提供有價值的檔案信息，必須有一個“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機(jī)讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務(wù)。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。
　　5、檔案信息電子化的益處
　　5.1、可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機(jī)的潛能，提高利用率。
　　5.2、縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。
　　5.3、檔案信息電子化，可一次投入，多次產(chǎn)出，可改變信息加工工作受經(jīng)費限制的局面。
　　5.4、檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領(lǐng)導(dǎo)及各個部門，就擴(kuò)大了社會影響，拓寬了服務(wù)范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高。
　　　5.5、檔案信息電子化，可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌。
　　二、電子辦公到項目信息化管理
　　工程項目管理是一個復(fù)雜的系統(tǒng)工程，涉及進(jìn)度、質(zhì)量、合同、風(fēng)險、圖紙文檔等諸多方面的工作，它具有較高的挑戰(zhàn)性，需要在以往經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，充分做好事前分析，管理的過程中需要以動態(tài)的眼光來預(yù)測分析工程實際情況；還需要重點對成本、進(jìn)度、質(zhì)量進(jìn)行管理與控制。 
　　信息化管理指借助于先進(jìn)的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和軟件技術(shù)及時準(zhǔn)確的為企業(yè)的決策提供數(shù)據(jù)信息，以便對外界的變化及時準(zhǔn)確的做出反應(yīng)，其本質(zhì)是提高企業(yè)的管理水平，加強(qiáng)企業(yè)的核心競爭力。
　　1、信息化的現(xiàn)狀 
　　隨著信息技術(shù)的發(fā)展，計算機(jī)作為一種新的工具，已經(jīng)對社會產(chǎn)生了巨大的影響。可以利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，提高信息溝通和數(shù)據(jù)采集的效率，可以把大量繁雜的信息進(jìn)行有序的組織。計算機(jī)管理系統(tǒng)的特點是“高投入、高風(fēng)險、高效益”，任何對信息化管理系統(tǒng)的夸大和低估都會為公司的發(fā)展帶來風(fēng)險。 因此，我們應(yīng)該認(rèn)真的分析信息化管理的特點　　
 　　2、工程項目管理的難點 
　　2.1、溝通：從一般意義上講，管理人員對工程項目管理最關(guān)心的是項目的成本、效益、進(jìn)度、質(zhì)量和合同，其實質(zhì)就是信息的溝通問題。由于工程項目管理涉及的部門眾多，傳統(tǒng)的溝通方法如開會、發(fā)文等方式，信息的傳遞效率很低，應(yīng)該講大部分的問題，首先出現(xiàn)在溝通方面。 
　　2.2、數(shù)據(jù)：工程項目的有關(guān)進(jìn)度、成本、質(zhì)量和合同等的數(shù)據(jù)量大、繁雜，能夠掌握動態(tài)數(shù)據(jù)，有一定的困難。另外工程項目的圖紙、竣工資料等量大且一般以紙介質(zhì)形式保存，查找和保存起來也非常困難。 
    2.3、不確定因素：由于工程項目管理中的不確定因素非常多，這些不確定因素嚴(yán)重的影響了成本、進(jìn)度等因素，造成了計劃跟不上變化的情況，使管理難度加大。