辦公室工作的性質(zhì)

時間：2024-07-31 09:29:46 商務秘書我要投稿

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辦公室工作的性質(zhì)

　　如果我們能把辦公室放入組織整體中去探討它特定的職能和服務，這會是很有意義的事情。大家都知道辦公室從來都不是單獨起作用的，它的存在與組織內(nèi)其他部門是密不可分的。它們都表現(xiàn)為以下三個方面的基本特征：

辦公室工作的性質(zhì)

　　1、從屬性

　　相對于一個組織首要的關注點，辦公室始終處于一種次要地位，它的職能是從屬性的。但是這種從屬性職能的支持對于任何一個企業(yè)又都是必不可少的。辦公室其實是組織整體系統(tǒng)的一個子系統(tǒng)，這就正如組織整體本身就是更大系統(tǒng)或超系統(tǒng)的一個子系統(tǒng)一樣。

　　2、補充性

　　正因為辦公室工作對一個組織首要的工作是從屬性的，它的職能也就具有了補充性的特點。這是因為辦公室提供的所有的服務一定是組織內(nèi)其他部門活動的必要的補充。

　　3、管理性

　　辦公室另一個重要作用是它的管理職能。實際上，對于一個社會組織而言，辦公室是實施內(nèi)部管理的惟一機構。辦公室的控制職能通過一系列檢查和次金平衡得以實施。比如它通過制定嚴格的預算來管理支出;通過實施打卡上班及彈性合理政策對人員進行管理;它通過建立一系列基本的程序對供應品的發(fā)放進行管理等等。

　　辦公室實際上就是一個組織信息處理的中心，它所實施的也基本上是一種信息傳遞和文件工作的支持的輔助職能，這些職能的實施始終處于一個組織的核心。它的職能在很大程度上是與各種形式的信息處理相聯(lián)系。形象地說，辦公室就像聯(lián)系外界與組織內(nèi)不同部門之間的媒介物。

　　現(xiàn)代社會是一個信息社會，信息的泛濫已經(jīng)成為一個不容忽視的問題，所以現(xiàn)在的焦點已經(jīng)不再是信息量不足的問題，而是從大量的信息中，鑒別出何種信息是組織工作不同目的所需要的東西，并最大限度地利用它。

　　延伸閱讀：辦公室布置的程序

　　對各部門的業(yè)務及工作內(nèi)容與性質(zhì)，加以考察與分析，以明確各部門及各員工間的關系，而供決定其位置時的依據(jù)與參考。

　　列表將各部門的工作人員及其工作分別記載下來。按工作人員數(shù)額及其辦公所需的空間，設定其空間大小。通常辦公室的大小，因各人工作性質(zhì)而異。但一般而言，每人的辦公室間，大者可3-10平方米，普通者1.5-8平方米即可以。

　　根據(jù)工作需要，決定所需的家具、桌椅等，列表分別詳細記載。

　　依據(jù)這些步驟所得結果，加以研究與計劃，繪制辦公室座位布置圖，然后依圖布置之。

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