詳談文秘的自身修養與文書檔案管理

時間：2025-09-25 11:20:33 曉映辦公文秘我要投稿

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詳談文秘的自身修養與文書檔案管理

　　文字秘書是黨政部門和企業、事業單位必設的工作人員。其作為一種工作職務，不僅僅是抄、寫、收、發，而且還通過事務性工作的處理，起到領導的助手和參謀作用;同時，就一般情況而言，中小機關、企事業單位的文字秘書又是文書檔案的管理者。文書檔案的價值，關鍵在于檔案的質量，而檔案資料的質量，又取決于文字秘書和文檔管理工作人員的自身素質。為此，今天小編就從文字秘書的自身修養談起，進而就文字秘書的修養與文書檔案管理的關系問題談談自己的認識。

　　詳談文秘的自身修養與文書檔案管理 1

　　一、較好的文字秘書的素質修養，是文書檔案管理的重要基礎條件

　　文字秘書作為領導的助手和參謀，一是記錄和抄寫;二是文稿起草。記錄，有領導的口授記錄，有接待來訪者的記錄，還有會議記錄和電話記錄等等;抄寫，即對字跡潦草或因在起草過程中經反復推敲、多次修改和勾劃的文稿進行譽寫以便于繼續修改或交付打印。幫助領導譽寫稿件使之能騰出時間去做其它工作，這是文字秘書應盡的責任。起草文稿，是文字秘書工作的主要部分。文稿的起草過程，常常是由領導和文字秘書合作進行的。有時，是領導親自動手，秘書幫助譽寫。以及做一些收集、補充和核實;有時，是領導口授主要內容，秘書記下后負責文字的加工整理;有時則是領導只口授一個要點，或者同秘書一起在討論中形成一個要點，然后由秘書據此去收集材料、推敲觀點，形成文字。這最后一種，領導只是出題目，而從擬定提綱、收集材料、起草文稿到討論修改，則都由文字秘書單獨負責。特別需要指出的是，在起草文稿的時候，文字秘書不但可以在醞釀和討論文稿的時候提出自己的意見供領導參考，而且可以在起草時直接把自己的想法寫上去，形成初稿，讓領導人去決斷，而不是照葫蘆畫瓢，這樣形成的文稿才能真實、全面、生動地反映傳達領導的決策、方針、意圖等，并使之成為群眾性的行動。

　　要達到上述目的，文字秘書就必須具備較高的素質。他除了具備一般工作人員的基本條件外，還應有自己特殊的知識修養、技能修養、品德修養、作風修養方面的要求。知識修養、技能修養好不好，是一個文字秘書稱職不稱職的問題;品德修養、作風修養好不好，是一個文字秘書合格不合格的問題。因此，文字秘書要自覺地、全面地加強這四個方面的修養，努力把自己造就成為德才兼備、既合格又稱職的國家特殊崗位上的工作人員，在自己的工作崗位上，不僅僅通過文字的抄寫、記錄和文稿起草做好領導的助手和參謀，同時，由其經手、處理的具有較高水平的文字材料，也為文書檔案提供了準確的、豐富的、詳實的具有較高價值的原始資料。因此，較好的文字秘書的素質修養，是文書檔案管理的重要基礎條件之一。

　　二、文字秘書同時應該是一名優秀的文書檔案管理工作者

　　由于人員編制和機構設置的局限，許多機關、企事業單位的文書檔案管理都是由文字秘書兼職的。按照檔案管理的有關規定，文書檔案管理方面的業務又隸屬當地檔案局領導，因此，文字秘書應在遵循檔案管理必須堅持黨性、實踐性和科學性的基礎上，按照文書檔案管理工作關于統一管理、完整與安全、便于利用的原則要求，努力提高文書檔案管理方面的業務修養。

　　文字秘書兼做文書檔案管理，主要是做文書材料的立卷、文書檔案的收集、整理、縮微、鑒定、檢索、保護、利用、信息和統計等環節的工作。這些環節之間既相互連接，又相互制約，而利用則是諸環節中的'中心環節，其它環節都為利用服務，為利用打基礎和創造條件。做好文書檔案工作，為本部門、本單位的中心工作服務，是文書檔案工作人員的根本任務。

　　作好文書檔案管理工作，是為了保證文書檔案在中心工作中的作用，即作為機關工作的參謀作用，作為宣傳教育的素材，作為歷史的憑證，作為科學研究的必要基礎條件，其重要性是不言而喻的。由于機關文書檔案管理工作是通過機關辦公部門的內設機構即文檔室進行的，而這類文檔室對于較小機關而言，則具有綜合性，它不僅是管理文書檔案，同時統管了諸如人事、科技、會計等檔案，門類更多，內容更豐富，工作更復雜，這樣，要求提供大量的參考資料，要求為機關中心工作的利用創造方便的條件，而且要求提供的資料迅速、準確，這就增加了一定的難度。因此，文字秘書在加強秘書工作修養的同時，又必須具有文書檔案工作人員的有關理論、業務、紀律、技能等方面的修養，做一名合格的文書檔案管理工作者。

　　三、在新形勢下，加強文字秘書、文檔管理人員培訓教育的必要性

　　綜上所述，由于中小機關的文書檔案管理，一般情況下都是由文字秘書兼任的，因而文字秘書的自身修養直接影響著文稿的質量和文檔管理的水平。文字秘書工作與文書檔案管理工作，從專業上說，雖然有區別，但業務關系上又相互聯系，更重要的是二者的工作成果往往又同存于一個載體，可以這樣說，文字秘書的修養是決定文檔資料價值，進而搞好文書檔案管理，使文書檔案發揮應有作用的基礎，這就是該事物間的本質聯系。

　　黨的十一屆三中全會以來，隨著黨和國家把中心工作轉移到經濟建設、改革開放和市場經濟的發展完善，各類部門在機關建設中，對文字秘書的要求越來越高，對文書檔案的管理及其作用的發揮也越來越重視，機關文書檔案管理作為黨和國家專門檔案局的基層和基礎工作就顯得尤為重要。經過二十年來的努力，做為檔案管理的重要方面——文書檔案的管理有了較大的發展，但文書檔案管理隊伍的建設，特別是廣大基層部門機關的文書檔案管理隊伍的建設及其文書檔案管理的水平還存在著明顯的與時代要求不相適應的方面。突出地表現在能勝任文字秘書又兼文書檔案管理的人員數量少、崗位不穩定。存在這種局面的主要原因首先是有關領導對文字秘書的要求不高，對文書檔案工作不重視，認為文秘人員只是抄抄寫寫、跑跑顛顛，無足輕重，文書檔案管理工作只是收收發發、裝裝訂訂，無須專業，更有少數領導受社會風氣不良影響，把文秘、文檔人員做為自己的親信、隨從，來去以符合自己的口味為標準。其次，是不關心對他們的培訓教育，專業水平得不到提高。

　　為此，針對文字秘書和文書檔案管理的重要性以及在實際工作中存在的問題，應該從以下幾個方面加強隊伍建設。第一，以公務員基本素質要求為基本條件，在配備文秘、文檔管理人員時，應選調那些所學專業的有關人員;第二，對在崗的專業人員應定期地進行教育培訓，使他們在品德、業務、技能等方面有不斷提高，以適應新形勢的要求;第三，在所屬業務管理部門的指導下，對機關文字秘書、文檔管理人員，特別是文字秘書兼文檔管理的工作人員進行定期考核，合格者，應發給相應的專業資格證書并享受規定的工資津貼，鼓勵他們作好本職工作。

　　詳談文秘的自身修養與文書檔案管理 2

　　一、文秘自身修養的多維構成與培育路徑

　　文秘工作的綜合性、服務性與機密性，決定了其自身修養需涵蓋道德、能力、思維等多重維度，且各維度相互滲透、動態發展。

　　（一）道德修養：立身之本與職業底線

　　道德修養是文秘的首要素養，是贏得信任、堅守原則的根基，核心包含三個層面：

　　絕對忠誠的政治素養：文秘需堅定政治立場，準確把握組織決策方向，尤其在黨政機關、國企等單位，需深刻理解政策精神，確保文書傳遞、信息反饋無偏差。例如在起草政策性文件時，需精準解讀上級指示，避免因政治認知不足導致工作失誤。

　　嚴守機密的職業操守：文秘日常接觸大量涉密文件、會議紀要及決策信息，“保密就是責任” 是基本準則。需養成 “不該看的不看、不該說的不說、不該記的不記” 的職業習慣，規范涉密文件保管流程，杜絕通過非涉密渠道傳遞敏感信息，防范 “無意識泄密” 風險。

　　務實清廉的作風品行：文秘作為領導 “身邊人”，需始終保持務實作風，不越權、不攬權、不謀私。在物資協調、會議安排等事務中堅守清廉底線，在文書處理中堅持客觀真實，不夸大、不隱瞞，維護信息的可信度。

　　培育路徑上，需通過定期參與政治理論學習、保密法規培訓（如《中華人民共和國保守國家秘密法》及其實施條例），結合典型案例警示教育，將道德準則內化為行為自覺。

　　（二）能力修養：履職之要與專業支撐

　　能力修養是文秘應對復雜工作的核心武器，需構建 “復合型能力體系”，重點涵蓋四類能力：

　　精準高效的文字能力：這是文秘的 “看家本領”，包括文書起草、修改潤色、格式規范三大核心。起草時需 “吃透上情、摸清下情、結合實情”，例如撰寫工作總結需數據詳實、邏輯清晰，起草請示需一事一議、理由充分；修改時需兼顧語言嚴謹性與表達通俗性，避免歧義；同時需熟練掌握《黨政機關公文處理工作條例》規定的 15 種公文格式，確保文號、簽發人、附件等要素規范無誤。

　　靈活高效的協調能力：文秘需對接領導、同事、基層及外部單位，協調能力直接影響工作推進效率。對內需善于統籌會議安排、任務分配，避免時間沖突、職責不清；對外需掌握溝通技巧，例如在對接檔案管理部門時，需清晰傳達本單位歸檔需求，爭取專業支持。

　　細致嚴謹的事務處理能力：文秘工作瑣碎繁雜，“細節決定成敗” 體現得尤為明顯。從文件收發登記、領導日程提醒，到會議會場布置、物資準備，需養成 “清單化管理” 習慣，例如會議前制定 “物料清單 + 流程清單 + 應急清單”，確保每個環節無疏漏。

　　與時俱進的學習能力：隨著數字化辦公普及，文秘需持續學習新技術、新規范。例如熟練運用 OA 系統、公文寫作軟件提升效率，掌握電子檔案管理系統的操作方法，了解《檔案法》修訂后的新要求，避免因知識滯后導致工作被動。

　　（三）思維修養：成事之基與格局體現

　　思維修養決定文秘工作的深度與廣度，需具備三種思維：

　　系統思維：文秘需將各項工作置于組織整體目標中考量，例如在文書檔案管理中，需意識到檔案不僅是歷史記錄，更是決策參考的重要依據，因此需從 “收集” 到 “利用” 全流程規劃，確保檔案價值最大化。

　　前瞻思維：需提前預判工作中的潛在問題，例如在大型會議前，提前核查參會人員名單準確性、設備運行狀態，避免現場突發狀況；在檔案收集前，預判哪些材料具有長期保存價值，提前與業務部門溝通對接。

　　底線思維：始終保持風險防范意識，例如在文件傳遞中，需確認接收人身份與權限，避免錯傳、漏傳；在檔案保管中，需防范火災、潮濕、蟲蛀等風險，制定應急預案。

　　二、文書檔案管理的全流程實踐與核心要求

　　文書檔案管理是文秘 “承前啟后、留存記憶” 的關鍵工作，需遵循 “收集 — 整理 — 鑒定 — 保管 — 利用 — 銷毀” 的全流程規范，每個環節均需體現專業性與嚴謹性。

　　（一）文書檔案的收集：確保 “應歸盡歸、來源清晰”

　　收集是檔案管理的基礎，需做到 “全面、及時、規范”：

　　明確收集范圍：涵蓋單位內部生成的各類公文（決議、決定、命令、公報等）、會議材料（紀要、議程、發言稿）、業務資料（報告、合同、統計數據）、外部來文（上級指示、同級函件、基層請示）及電子文件（郵件、PPT、音視頻）等。需制定《文書檔案收集范圍清單》，避免遺漏核心材料。

　　規范收集流程：實行 “誰產生、誰負責” 的源頭責任制，業務部門需指定專人對接檔案收集工作；文秘需建立 “文件收發登記臺賬”，詳細記錄文件名稱、來源、份數、接收日期、經辦人等信息，確保每份材料可追溯。

　　關注電子文件收集：針對電子文件易篡改、易丟失的特點，需采用 “雙備份” 模式（本地硬盤 + 云端存儲），同時收集文件的元數據（創建時間、修改記錄、格式信息），確保電子檔案的真實性與完整性。

　　（二）文書檔案的整理：實現 “分類科學、組卷合理”

　　整理是檔案管理的核心環節，目的是讓檔案 “有序可循、便于查找”，核心步驟包括：

　　分類編號：采用 “年度 — 機構 — 保管期限” 三級分類法，例如 “2024— 辦公室 — 永久”“2024— 人力資源部 —30 年”。編號需遵循唯一性原則，每卷檔案對應唯一檔號，便于計算機檢索。

　　組卷裝訂：將內容關聯的文件組成案卷，例如同一會議的`通知、紀要、發言稿可組為一卷；裝訂前需剔除金屬物，采用線裝或膠裝方式，確保案卷平整牢固；案卷封面需填寫案卷標題、檔號、保管期限、起止日期等信息，字跡清晰規范。

　　編制檢索工具：制作《案卷目錄》《卷內文件目錄》，詳細記錄案卷名稱、檔號、卷內文件份數、起止頁碼等；對于電子檔案，需建立數據庫檢索系統，設置關鍵詞檢索功能（如文件名稱、發文單位、日期），提升查找效率。

　　（三）文書檔案的鑒定與保管：保障 “價值明晰、安全留存”

　　鑒定決定檔案 “存多久”，保管決定檔案 “存得好”，二者缺一不可：

　　科學鑒定保管期限：根據《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》，將檔案分為永久、30 年、10 年三類。永久保管的包括本單位重大決策、年度工作總結、干部任免文件等；30 年保管的包括重要業務合同、中長期發展規劃等；10 年保管的包括一般性通知、臨時會議紀要等。鑒定需由文秘牽頭，聯合業務部門、檔案管理專家共同進行，確保標準統一。

　　強化實體保管措施：檔案庫房需達到 “八防” 要求（防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防高溫、防光、防塵），配備溫濕度計、滅火器、除濕機、防蟲藥劑等設備；檔案柜需采用鐵皮柜，按檔號順序排列，柜內放置樟腦丸等防潮防蟲物品；建立庫房巡查制度，每周檢查溫濕度、設備運行及檔案完好情況，記錄《庫房巡查日志》。

　　規范電子檔案保管：定期對電子檔案進行完整性檢測與可讀性驗證，每 2—3 年進行一次數據遷移，避免因格式過時導致無法讀取；對涉密電子檔案，需采用加密存儲、權限管控等措施，僅限授權人員訪問。

　　（四）文書檔案的利用與銷毀：實現 “價值轉化、合規處置”

　　檔案的最終價值在于利用，銷毀則需嚴守程序，防范風險：

　　合規提供利用：建立《檔案利用管理制度》，明確利用權限與流程。內部人員查閱需憑工作證登記，外部單位查閱需持單位介紹信；查閱涉密檔案需經單位領導審批，且不得帶出庫房，摘抄、復制需履行登記手續。利用后需及時歸還，文秘需核對檔案完整性。

　　高效轉化檔案價值：將檔案信息轉化為決策參考，例如整理歷年工作總結與業務數據，形成《年度發展數據匯編》，為領導制定規劃提供依據；針對重大項目檔案，梳理形成《項目檔案專題報告》，總結經驗教訓。

　　規范銷毀流程：對已超過保管期限且無保存價值的檔案，需由文秘部門提出銷毀意見，編制《檔案銷毀清冊》，經單位領導審批后，由 2 名以上監銷人現場監督銷毀，并在清冊上簽字確認，嚴禁個人私自銷毀檔案。

　　三、自身修養與文書檔案管理的融合共生關系

　　文秘的自身修養與文書檔案管理并非孤立存在，而是呈現 “修養支撐管理、管理檢驗修養” 的融合共生格局。

　　（一）修養是檔案管理的 “內在驅動力”

　　道德修養保障檔案管理的規范性：嚴守機密的操守確保檔案不泄露，務實清廉的作風確保檔案真實客觀，避免因個人私利篡改、隱匿檔案材料。例如某單位文秘在整理干部任免檔案時，發現部分材料缺失，未選擇 “補填造假”，而是主動追溯源頭、聯系相關部門補齊，體現了對職業操守的堅守。

　　能力修養提升檔案管理的專業性：精準的文字能力確保檔案目錄、說明等表述準確，高效的協調能力保障檔案收集環節順暢，學習能力則助力適應電子檔案管理等新要求。例如掌握 OA 系統操作的文秘，可通過系統自動抓取文件信息，大幅提升檔案分類編號效率。

　　思維修養拓展檔案管理的深度：系統思維推動檔案管理全流程閉環設計，前瞻思維提前防范檔案收集遺漏、保管失效等風險，底線思維則確保檔案利用與銷毀合規合法。

　　（二）檔案管理是修養的 “外在檢驗場”

　　檔案管理的細節考驗道德品質：檔案整理中是否如實記錄材料缺失情況、是否嚴格執行保密制度、是否規范辦理銷毀手續，直接反映文秘的職業操守。例如在檔案借閱中，面對熟人 “無手續查閱涉密檔案” 的請求，能否堅決拒絕，是對忠誠與原則的直接檢驗。

　　檔案管理的效率檢驗能力水平：面對大量文件材料，能否快速分類組卷；面對緊急查閱需求，能否迅速定位檔案；面對電子檔案故障，能否及時恢復數據，均體現文秘的綜合能力。例如某單位迎接上級檢查時，文秘憑借完善的檢索系統，10 分鐘內調出近 5 年的相關檔案，獲得檢查人員認可，彰顯了扎實的能力功底。

　　檔案管理的價值體現思維格局：能否從 “保管檔案” 向 “利用檔案” 轉變，能否通過檔案分析為組織決策提供支持，體現文秘的系統思維與前瞻思維。例如某企業文秘通過梳理歷年銷售合同檔案，發現客戶合作規律，形成《客戶關系維護建議報告》，為市場部門提供了有效參考。

　　四、新時代背景下的提升策略

　　隨著數字化、信息化的快速發展，文秘需以更高標準培育修養、優化檔案管理，適應新時代要求。

　　（一）以 “數字化素養” 升級自身能力

　　主動學習電子檔案管理系統、云計算、大數據等技術，掌握 PDF 加密、電子簽章、區塊鏈存證等工具的使用方法，提升電子檔案的管理能力；關注檔案管理領域的新技術動態，例如利用 AI 技術實現檔案自動分類、智能檢索，降低人工成本。

　　（二）以 “標準化思維” 規范檔案管理

　　參照《黨政機關檔案管理工作條例》《電子檔案管理基本術語》等國家標準，制定本單位《文書檔案管理操作手冊》，明確各環節的操作規范、責任主體與時間節點；引入 “ISO9001 質量管理體系” 理念，對檔案管理全流程進行標準化管控，提升工作質量。

　　（三）以 “服務型理念” 激活檔案價值

　　打破 “檔案庫房 = 封閉空間” 的傳統認知，建立 “檔案服務清單”，主動為業務部門提供檔案查詢、數據分析等服務；利用新媒體手段，將非涉密檔案轉化為科普文章、歷史圖集等內容，例如制作 “單位發展歷程檔案展”，發揮檔案的文化傳播與教育功能。

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