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淺談免費OA系統(tǒng)
無論是免費的還是收費的，OA辦公系統(tǒng)的落實還是得由企業(yè)自身來決定，再好、在合適的免費OA也經(jīng)不起企業(yè)的拒絕。為了能夠讓你家的免費OA能夠真正的使用起來，你還需要做好以下幾點：
一、 管理層重視
任何管理手段的落地都是艱難漫長的過程，免費OA辦公系統(tǒng)更是如此。OA系統(tǒng)的落地一定是一個一把手工程，只有讓領(lǐng)導(dǎo)層充分意識到免費OA系統(tǒng)在企業(yè)管理新四化，即管理制度化、制度流程化、流程表單化、表單信息化中的重要作用，和由此帶來的管理和效率的提升，讓最高領(lǐng)導(dǎo)支持相關(guān)工作，免費OA辦公系統(tǒng)的落地才有了最重要的基礎(chǔ)條件。因為如果管理層沒有起到重視的作用，在平時的工作中都沒有使用免費OA系統(tǒng)，那么底下的員工就更不會去接觸使用這套管理系統(tǒng)，即使功能齊全的免費OA系統(tǒng)都不能起到作用。
二、 免費OA辦公系統(tǒng)專員的設(shè)置及授權(quán)
如果把免費OA辦公系統(tǒng)定位在一個軟件，那么對管理專員要求不必太高，只需完成數(shù)據(jù)備份，定時升級即可。但如果是將免費OA辦公系統(tǒng)定位在組織管理和戰(zhàn)略實施平臺，那么免費OA辦公系統(tǒng)的發(fā)展將影響到整個組織能力的提升。宇博專家建議，管理專員盡可能選一個有多年工作經(jīng)驗，熟悉各個部門情況，具備組織協(xié)調(diào)能力、且具一定的威信的人來擔(dān)任。建議企業(yè)的管理層對管理專員進(jìn)行充分的授權(quán)，使其擁有絕對威信來將免費OA系統(tǒng)推廣普及。
三、制度化保障
通常，如果在企業(yè)中推出重要舉措，僅通過公告、通知等形式力度相對薄弱，員工重視度與積極性無法調(diào)動起來，制定相關(guān)制度加以固化，則效果會更好。宇博專家建議用戶建立相關(guān)制度來保障免費OA辦公系統(tǒng)的推廣應(yīng)用，讓所有工作都通過OA系統(tǒng)來完成逐漸成為一種習(xí)慣。例如：通知公告都在OA系統(tǒng)上發(fā)布，然后員工通過OA系統(tǒng)進(jìn)行相關(guān)的反饋，在OA系統(tǒng)上申請工作流，相關(guān)審核人員都在OA系統(tǒng)中進(jìn)行審核處理。這樣會讓員工逐漸對OA系統(tǒng)熟悉起來。
四、正向激勵
為了讓員工有更多的意愿去使用免費OA辦公系統(tǒng)，適當(dāng)?shù)募畈⒉豢缮佟＿@會讓員工從應(yīng)用免費OA辦公系統(tǒng)中感受到更多的樂趣。通過實踐，宇博軟件總結(jié)出了以下辦法：可以結(jié)合知識管理設(shè)置知識貢獻(xiàn)獎，可以征求對流程的建議給流程優(yōu)化獎，可以鼓勵員工分享競爭情報，鼓勵管理建議，獎勵部門文檔管理水平率先達(dá)標(biāo)的團(tuán)隊，第一個使用關(guān)聯(lián)項目進(jìn)行跨部門協(xié)同的動態(tài)團(tuán)隊...。調(diào)動員工使用免費OA辦公系統(tǒng)的積極性，更好更快的融入到免費OA辦公系統(tǒng)的使用中。
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