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秘書資格考試復(fù)習(xí)筆記:事務(wù)管理
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第一節(jié) 接待
1、涉外接接待的原則：不卑不亢，依法辦事，內(nèi)外有別，尊重個人，女士優(yōu)先，入鄉(xiāng)隨俗
2、禮賓次序5種排列方式：所在國家或地區(qū)的拉丁字母，來賓的具體身份和職務(wù)的高低，來賓抵達(dá)的具體時間，來賓告知將要到訪的具體時間，不排列。
3、禮賓次序確定步驟：確定方案====提前通知====按禮賓次序排列座次、名次、出場次序
4、安排涉外迎送儀式的工作步驟：確定迎候人員====準(zhǔn)備迎賓的物品===見面講究禮節(jié)====送行前的拜訪====安排送行儀式
5、會見和會談的區(qū)別
6、安排涉外會見會談的工作程序：約定==通知對方有關(guān)事項(xiàng)===準(zhǔn)備工作(背景資料，會見場所布置，人員安排)===會談===結(jié)束
7、涉外宴請的原則
8、西餐禮儀：赴宴前的準(zhǔn)備，西餐的座次安排，入席、退席禮節(jié)，餐具的使用方法與席間禮節(jié)，西餐的飲酒禮儀
9、招待會的禮儀：招待會的請柬，冷餐會的禮節(jié)，酒會的禮節(jié)
10、饋贈禮品的要求：各國禁忌，饋贈禮品的禮節(jié)(送禮和受禮)
11、選擇禮品的注意事項(xiàng)：與受禮者的關(guān)系，明確送禮的原因，了解受禮者的特點(diǎn)為，經(jīng)濟(jì)方面的限定
第二節(jié) 辦公環(huán)境管理
1、辦公環(huán)境的種類：在家工作，遠(yuǎn)程工作，虛擬辦公室，臨時辦公桌，彈性時間，兼職工作，合同工作，交叉工作，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)
2、不同辦公模式的類型、管理辦法及特點(diǎn)(見課本圖表)
3、導(dǎo)致辦公模式變化的原因：費(fèi)用，交通問題，科技的發(fā)展，人力資源的靈活使用，企業(yè)間的競爭，企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)的變化，寬松的社會環(huán)境。
4、辦公布局的種類：開放式，封閉式
5、合理辦公布局的作用：形成有效率的工作流程，有利于員工的工作分配，有利于工作的順利完成。
6、開放式和封閉式辦公布局的優(yōu)缺點(diǎn)(見課本105頁圖表)
7、設(shè)計(jì)辦公結(jié)構(gòu)和布局需要考慮的因素：人數(shù)，面積，機(jī)構(gòu)的建制和辦公空間的分類，組織經(jīng)營的性質(zhì)或內(nèi)容，部門間的工作聯(lián)系，辦公室的間隔方式，走廊、樓梯、通道的安排，設(shè)計(jì)講究靈活性。
第三節(jié) 辦公室日常事務(wù)管理
1、改進(jìn)辦公室日常事務(wù)工作流程的基本思路：重新安排===修改===替換===合并===精簡
2、工作流程的基本步驟：定義===評價===分析===改進(jìn)這==實(shí)施
3、突發(fā)事件的種類：慶火災(zāi)，傷害，疾病，炸彈威脅或恐慌
4、處理突發(fā)事件的原則：快速反應(yīng)，控制事態(tài)的發(fā)展;以人為本，保護(hù)公共利益;公開透明，真誠面對公眾;重塑形象，置之死地而后生
5、《事故情況記錄表》和《工傷情況報(bào)告表》的內(nèi)容及用途
6、突發(fā)事件的預(yù)防措施和應(yīng)對措施 考試大收集整理
7、處理突發(fā)事件的工作流程：及早發(fā)現(xiàn)，馬上報(bào)告，并保護(hù)好現(xiàn)場===查找問題的原因===成立臨時指揮中心===控制源頭，釜底抽薪====召開新聞發(fā)布會
8、秘書督查工作的特點(diǎn)：復(fù)雜性，原則性，時限性，權(quán)威性
9、督查工作應(yīng)堅(jiān)持的原則：實(shí)事求是，主動性，分層次落實(shí)，時效性，督查與幫辦相結(jié)合
10、督查工作的方法：書面，電話，專項(xiàng)，會議，調(diào)研
11、上司交辦事項(xiàng)督查的程序：交辦==立項(xiàng)==登記==轉(zhuǎn)辦===承辦==催辦==檢查==辦結(jié)==辦結(jié)回告==審核==立卷==歸檔
12、查辦、催辦技巧：與信息工作相結(jié)合，與調(diào)查研究工作相結(jié)合，堅(jiān)持歸口辦理，分級負(fù)責(zé)，堅(jiān)持結(jié)報(bào)反饋制度
13、督查工作注意事項(xiàng)：實(shí)事求是，授權(quán)督查，時限要求，辦實(shí)事，謙虛謹(jǐn)慎
14、工作計(jì)劃的種類，制定方法，內(nèi)容與要求及注意事項(xiàng)
15、制定工作計(jì)劃的工作程序：估量機(jī)會==確定目標(biāo)=== 確定計(jì)劃工作的前提條件==擬定可行方案===評價備選方案==選擇方案===擬訂分計(jì)劃===編制預(yù)算
16、承辦期限的內(nèi)容，承辦期限制度及意義
17、辦公室工作評估的意義：提高了工作效率，明確了組織機(jī)構(gòu)的建制，促進(jìn)了員工承擔(dān)責(zé)任，有助于進(jìn)行控制和監(jiān)督工作。
18、辦公室工作目標(biāo)管理過程：建立完整的目標(biāo)體系==制定目標(biāo)===組織實(shí)施= ==檢查和評估
19、辦公室工作評估：數(shù)量目標(biāo)評估，質(zhì)量目標(biāo)評估
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