「商務(wù)日語」公司業(yè)務(wù)及會(huì)議安排

時(shí)間：2024-09-28 09:12:01 商務(wù)日語我要投稿

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「商務(wù)日語」公司業(yè)務(wù)及會(huì)議安排

　　業(yè)務(wù)マニュアル　會(huì)議進(jìn)行

　　會(huì)議の必要性

　　1.會(huì)議とは

　　3人以上の參加者が共通の場(chǎng)で対面し、情報(bào)の伝達(dá)や加工を行って問題の解決をはかることをいいます。

　　2.會(huì)議の目的

　　會(huì)議を開くのは目的があるからです。この目的が不明確であると、「なんの結(jié)論も出ない」ことになりかねません。

　　3.會(huì)議の効用

　　會(huì)議には直接的効果だけでなく、効用(副次的効果)もあります。

　　4.會(huì)議の機(jī)能別分類

　　會(huì)議をどの形態(tài)で進(jìn)めるかを決定する。

　　伝達(dá)會(huì)議とは???情報(bào)の伝達(dá)と確認(rèn)

　　創(chuàng)造會(huì)議とは???問題解決會(huì)議

　　調(diào)整會(huì)議とは???組織間の調(diào)整

　　決定會(huì)議とは???企業(yè)行動(dòng)の意思決定

　　5.日本企業(yè)の會(huì)議の現(xiàn)狀

　　ボトムアップ型の経営は日本企業(yè)の特徴です。メリットはありますが、意思統(tǒng)一のために會(huì)議の數(shù)は多くなります。

　　6.會(huì)議の効率化

　　まず第一に、會(huì)議參加者が基本ルールをきちんと守ることが大切です。また、「不要な會(huì)議をなくすこと」や「いくつかの會(huì)議を合併させること」などの努力で、會(huì)議のムダを省くこともできます。

　　機(jī)能別會(huì)議の運(yùn)営ステップ

　　會(huì)議の目的に応じて、どのような種類の會(huì)議を開くのかが決められます。

　　會(huì)議の位置づけが明確でないと、十分な成果は得られません。會(huì)議を開く前、會(huì)議中、會(huì)議終了後には、それぞれ次のような運(yùn)営ステップが必要とされます。

　　(1)伝達(dá)會(huì)議

　　情報(bào)の伝達(dá)と確認(rèn)を目指す會(huì)議

　　〔事前〕　伝達(dá)內(nèi)容の把握と資料化

　　〔會(huì)議〕

　　1)情報(bào)の伝達(dá)(情報(bào)そのものと、背景、実例などを説明する)

　　2)伝達(dá)した情報(bào)に対する質(zhì)疑応答

　　3)情報(bào)をまとめ、理解度を確認(rèn)

　　〔事後〕　フォローアップまたは情報(bào)の追加

　　(2)創(chuàng)造會(huì)議

　　「問題解決會(huì)議」ともいわれ、さまざまな課題に対して問題點(diǎn)を分析したり、解決策を考えるために行う會(huì)議

　　〔事前〕　解決すべき問題點(diǎn)の明確化

　　〔會(huì)議〕

　　1)発散會(huì)議

　　問題解決のためのアイデアを全員で出し合う

　　2)収束會(huì)議

　　出されたアイデアを整理、評(píng)価して具體策にまとめる

　　〔事後〕　具體策に、再度全體的な検討を行う !

　　(3)調(diào)整會(huì)議

　　各部門の活動(dòng)が適切であるか、また、部門ごとの活動(dòng)にムダがないかなどをチェックし、調(diào)整するための會(huì)議

　　〔事前〕　調(diào)整すべき項(xiàng)目の明確化

　　〔會(huì)議〕

　　1)調(diào)整すべき項(xiàng)目の説明と、組織間での対立點(diǎn)の明確化

　　2)対立點(diǎn)の解決策を検討

　　3)解決策の確認(rèn)と各自が実施すべき內(nèi)容を確認(rèn)

　　〔事後〕　雙方の実施狀況の確認(rèn)

　　(4)決定會(huì)議

　　企業(yè)活動(dòng)を決定するための縊死決定を行う會(huì)議

　　〔事前〕　議案についての判斷資料を用意し、出席者に事前に配布

　　〔會(huì)議〕

　　1)議案の説明

　　2)議案についての質(zhì)疑応答

　　3)議案についての討議

　　4)議案についての評(píng)決

　　5)実施責(zé)任者に実施上のアドバイス

　　〔事後〕

　　1)実施責(zé)任者は決定議案の実行計(jì)畫を作成

　　2)実行計(jì)畫の検討と評(píng)価

　　會(huì)議のマネジメントレベル診斷シート

　　會(huì)議のマネジメントに當(dāng)たっては、會(huì)議の設(shè)定、運(yùn)営、資料作成、參加者數(shù)などについて、十分な吟味、合理的な判斷が必要となってきます。ムダを省き、効率的な會(huì)議を設(shè)定するために、次のような點(diǎn)をもう一度チェックして見直しましょう。

　　設(shè)問

　　(1)不要な會(huì)議をやっていないか

　　1)簡単な打合せや回覧だけで済ませられないか

　　2)ある部門や擔(dān)當(dāng)者が責(zé)任を持って決めれば會(huì)議の必要性はなくなるのではないか。

　　3)あらかじめ標(biāo)準(zhǔn)化しておけば、會(huì)議で協(xié)議しなくて済むのではないか

　　4)會(huì)議を合併して回?cái)?shù)を減らせないか

　　(2)會(huì)議運(yùn)営のための仕組みは整っているか

　　1)部門全體の年間會(huì)議スケジュールや開催場(chǎng)所は決まっているか

　　2)會(huì)議ごとの目的は明確になっているか

　　3)會(huì)議間で重複しているなど、ムダな討議をしていないか

　　4)會(huì)議ごとの擔(dān)當(dāng)者は決まっているか

　　5)會(huì)議ごとの出席者は適切か